Scambi di Gruppi di Studio

Scambi di Gruppi di Studio
PROGRAMMA DI SCAMBI INTERNAZIONALI PER GIOVANI PROFESSIONISTI

Che cos’è uno scambio di gruppi di studio?
Lo scambio di gruppi di studio (SGS) è un
programma educativo della Fondazione Rotary
grazie al quale i distretti di Paesi diversi vengono
gemellati per poter inviare e accogliere
gruppi di quattro professionisti non-rotariani
accompagnati da un capogruppo rotariano.
Lo scambio dura in media quattro settimane
e il gruppo viene ospitato, ove possibile, dai
Rotariani del posto.

Obiettivi
Il programma è un’opportunità culturale e di
lavoro unica, riservata a giovani imprenditori
e professionisti di entrambi i sessi che sono
ancora all’inizio della loro carriera. Il programma
è stato ideato per favorire lo sviluppo delle
capacità professionali e dell’attitudine alla
leadership dei giovani, affinché possano dare
una risposta ai bisogni della loro comunità e di
un mondo del lavoro sempre più globalizzato.
Questo programma dà ai Rotariani la possibilità
di aiutare in vari modi i gruppi di studio
che sosterranno la missione del Rotary in tutto
il mondo.
I partecipanti seguono un programma impegnativo
e rigoroso di viaggi internazionali e
attività di gruppo.

• Visite professionali
— Danno l’opportunità di osservare come
vengano praticate le varie professioni
negli altri Paesi.
— Sono un’occasione di crescita professionale
per i partecipanti.
• Esperienze culturali
— Consentono ai partecipanti di conoscere
gli abitanti, la lingua e le istituzioni di
un altro Paese attraverso un programma
interessante e ben organizzato.
— Insegnano ad accettare le differenze culturali
esistenti tra i popoli.
• Contatti umani
— Incoraggiano i componenti del gruppo
e i loro ospiti a conoscersi, comunicare
e vivere fianco a fianco in uno spirito di
fratellanza e di buona volontà.
— Insegnano a prendere in considerazione
i problemi, le aspirazioni e l’impegno
sociale degli interlocutori.
— Promuovono amicizie durature e una
maggior comprensione tra i popoli.
• Attività rotariane
— Il programma offre ai Rotariani l’opportunità
di dedicarsi all’azione internazionale
e dà a giovani professionisti che
non hanno ancora completato la loro
formazione una differente visione della
loro attività in un altro Paese e in un’altra
cultura.

La Fondazione Rotary paga…
• Al gruppo di ambedue i distretti il mezzo
di trasporto meno costoso da un comune
punto di partenza nel (o dal luogo più vicino
al) distretto d’origine al punto d’arrivo
nel (o al luogo più vicino al) distretto ospite
sia all’andata sia al ritorno, seguendo lo
stesso percorso.
• Costi supplementari dovuti alla cancellazione
per cause di forza maggiore dei
biglietti dei partecipanti o del capogruppo
e alla nuova emissione di biglietti per i sostituti.
• Pernottamento e pasti, fino alla somma di
100 USD per persona o l’equivalente in
altra valuta, per una sosta prevista dall’itinerario
del RITS oppure 80 USD per un
fermo diurno (albergo e pasti) dovuto alla
perdita di un volo in coincidenza. La Fondazione
procederà ai rimborsi solo dopo
aver visionato le ricevute delle spese sostenute
in valuta locale.

La Fondazione Rotary non paga…
• Trasferimenti per e dagli aeroporti
• Tasse aeroportuali d’ingresso e d’uscita
• Visti
• Spese per soste facoltative di 24 ore effettuate
prima di arrivare a destinazione
• Spese personali di qualunque tipo
• Penali dovute a variazioni di orari, date o
itinerari per ragioni personali
• Aumenti delle tariffe aeree o dei diritti di
prenotazione dovuti a un anticipo della
partenza
• Addebiti per il trasporto dei bagagli che
superano il peso consentito, spese di spedizione
di articoli personali e costo dell’assicurazione
sulla cancellazione dei voli
• Aumenti delle tariffe aeree dovuti a ritardi
o dimenticanze nella consegna dei documenti,
all’incompletezza delle informazioni
fornite o a disguidi di vario tipo
I documenti devono pervenire alla Fondazione
almeno 45 giorni prima della data prevista
per la partenza, o lo scambio può essere
cancellato o posticipato. I piani di viaggio,
invece, devono essere decisi un mese prima.

Responsabilità finanziarie
del distretto ospite
Le responsabilità finanziarie del distretto cominciano
con l’arrivo del gruppo e includono:
• Vitto e alloggio.
• Spostamenti interni effettuati durante il
soggiorno, compresi i trasferimenti per e
dagli aeroporti.
• Sistemazione in hotel, motel, ecc. quando
necessario o quando non sia possibile alloggiare
i componenti del gruppo presso
famiglie locali.
• Eventuale partecipazione del gruppo al
congresso distrettuale

Trovare le famiglie ospiti
• Chiedete ai club di segnalarvi le potenziali
famiglie ospiti e di fornirvi i loro nomi, gli
indirizzi, i numeri di telefono e di fax, le
e-mail e altre informazioni utili come il numero
dei componenti del nucleo familiare,
l’età dei figli e il tipo di occupazione degli
adulti.
• Preparate la lista dei Rotariani disposti a
ospitare i componenti del gruppo alla data
prestabilita e per tutto il tempo necessario.
Trovare delle sistemazioni alternative
per il gruppo
Il programma SGS prevede che i distretti
sistemino i membri dei gruppi nelle case dei
Rotariani; tuttavia questo non sempre è possibile,
per cui il distretto ospite deve assumersi la
responsabilità di trovare delle soluzioni alternative.
• Sul modulo di domanda per distretti spiegate
perché non potete alloggiare i partecipanti
presso le famiglie locali.
• Il distretto ospite è tenuto a coprire i costi
di una sistemazione alternativa in alberghi,
motel, ecc.
Organizzare l’itinerario nel
distretto ospite
Il distretto ospite è tenuto a consegnare l’itinerario
definitivo al gruppo e alla Fondazione
almeno due mesi prima dell’inizio del viaggio.
Nell’itinerario devono essere elencate le attività
che il gruppo dovrà svolgere giorno per giorno,
località per località.
• Cinque giorni di incontri e di attività
professionali per ogni membro del
gruppo.
— Chiedete a un membro della sottocommissione
SGS di occuparsi dell’aspetto
professionale dello scambio.
— I cinque giorni di scambi professionali
non devono necessariamente essere consecutivi,
ma possono anche essere separati
a seconda del calendario d’incontri
che ogni membro del gruppo avrà con
i rappresentanti locali del suo ramo di
attività.
— Le giornate professionali devono consentire
a ogni membro del gruppo di
incontrare persone del luogo che svolgono
la sua stessa attività. Non bisogna
esagerare l’importanza di questi incontri.
Tuttavia va sottolineato il fatto
che – sebbene per un professionista sia
difficile lasciare il proprio lavoro per
un periodo di tempo prolungato – uno
scambio di gruppi di studio può essere
molto utile professionalmente.
• Uno o due giorni di riposo totale. Uno o
due giorni di riposo dopo la cerimonia di
benvenuto e prima dell’inizio del tour nel
distretto ospite, per consentire ai membri
della squadra di riposarsi dalla fatica del
viaggio e di acclimatarsi.
Il periodo di riposo è obbligatorio e va
fatto in albergo e non presso le famiglie del
posto. Durante questa pausa i partecipanti
non devono svolgere attività di gruppo, né
avere contatti con i Rotariani locali. I costi
del periodo di riposo sono a carico del distretto
ospite.
• Mezza giornata di pausa a metà settimana
e un intero giorno libero durante il fine
settimana per consentire ai partecipanti di
riposarsi. Durante il tempo libero non dovranno
svolgere nessun tipo di attività con i
Rotariani o con le famiglie ospiti.
• Un periodo di riposo di uno o due giorni
a metà del tour a carico del distretto
ospite, senza contatti con i Rotariani locali
– possibilmente in un luogo appartato,
come un tranquillo luogo di villeggiatura
– per dare ai partecipanti la possibilità di
confrontare le proprie impressioni, valutare
i progressi fatti e rafforzare lo spirito di
gruppo.
Subito dopo questo breve periodo di isolamento,
il capogruppo deve avere la possibilità
d’incontrare il presidente della sottocommissione
SGS o il governatore del distretto ospite.
Questo consentirà di parlare con franchezza dei
problemi sorti durante lo scambio e di studiare
eventuali modifiche.

• I membri del gruppo devono restare sempre
uniti, a meno che non siano con le famiglie
ospiti o durante le giornate dedicate
agli scambi professionali, specie se in una
determinata città non tutti possono incontrare
persone che svolgono la loro stessa
attività.

• I componenti del gruppo devono stare con
le famiglie ospiti per un periodo di quattro-sette
giorni per riprendersi dalla fatica del
viaggio e per conoscere meglio la gente del
posto.
• Non esagerate con le attività rotariane e
non mettete in programma più di tre riunioni
di club per settimana. Se ne avete la
possibilità fate delle riunioni con i club di
altre città.
• Evitate di organizzare visite o attività simili
fra loro o ripetitive.

Trasporti
• Organizzate in anticipo i trasferimenti
giornalieri del gruppo da un club all’altro.
Tutte le spese per gli spostamenti interni
sono a carico del distretto ospite (i distretti
a basso reddito possono chiedere una sovvenzione
per coprire il costo dei movimenti
del gruppo).

Consigli per un itinerario di successo
• Città. Architettura locale, sistema dei trasporti pubblici, edifici importanti,
siti storici
• Paese. Aree d’interesse naturalistico e paesaggistico, località storiche
e archeologiche
• Governo. Sedi e uffici governativi, incontri con rappresentanti dello Stato
• Sistema giudiziario. Tribunali, uffici legali, prigioni, sedi della polizia
• Istruzione. Scuole primarie e secondarie, università, istituti tecnici,
ministero della pubblica istruzione
• Servizi sociali. Enti assistenziali pubblici, organizzazioni senza fini di lucro
• Agricoltura. Aziende agricole, allevamenti di bestiame
• Commercio. Banche, centri commerciali, società d’intermediazione
finanziaria, imprese commerciali
• Industria. Industrie manifatturiere e alimentari, fiere locali
• Ricerca. Laboratori, istituti di ricerca e sviluppo nuovi prodotti
• Religione e cultura. Luoghi di culto, musei, teatri lirici, gallerie d’arte
• Sport e tempo libero. Complessi turistici, spiagge e aree ricreative,
stadi

SELEZIONE DEL GRUPPO
• Nel scegliere i partecipanti allo scambio,
il distretto deve puntare sui candidati più
qualificati.
• Il governatore deve verificare la consistenza
dei requisiti dei candidati e quindi appoggiare
le loro domande di partecipazione.
Il coordinatore del programma SGS della Fondazione
deve ricevere i seguenti documenti, debitamente
compilati, almeno due mesi prima
della data di partenza del gruppo.
Modulo di domanda per partecipanti
(161-IT)
• “Sostegno del Rotary Club”. I presidenti e i
segretari dei club che sponsorizzano i componenti
del gruppo devono fornire i propri
dati e apporre la loro firma.
• “Sostegno del distretto”. Sono necessarie
le firme del presidente della commissione
distrettuale per la Fondazione Rotary, del
presidente della sottocommissione SGS e
del governatore.

Sponsorizzazione
Documenti di viaggio
Il presidente della sottocommissione SGS e il
capogruppo devono consegnare al RITS (Rotary
International Travel Service) o all’agenzia
convenzionata il modulo Richiesta documenti
di viaggio (vedi pag. 31). I biglietti non potranno
essere rilasciati fino a che il coordinatore del
programma SGS non avrà ricevuto e approvato
tutti i documenti sopramenzionati.
Responsabilità finanziarie del
capogruppo e dei partecipanti
La Fondazione non si farà carico delle seguenti
voci di spesa:
• Spese per motivi personali e imprevisti
• Visti, passaporti e vaccinazioni
• Trasferimenti per e dagli aeroporti
• Spese per il trasporto di bagagli che superano
il peso consentito dal vettore aereo
• Copertura assicurativa di almeno 50.000
USD o equivalente in valuta locale per
cure mediche e ricoveri ospedalieri; 10.000
USD o equivalente in valuta locale per il
rimpatrio d’emergenza per ragioni di salute
e 7.500 USD o equivalente in valuta locale
per il rientro della salma. L’assicurazione
dovrà essere valida nel Paese o nei Paesi
che il gruppo visiterà durante lo scambio
di gruppi di studio e dovrà decorrere dal
giorno della partenza dal distretto sponsor
per durare sino al momento del rientro in
patria (coprendo anche un eventuale prolungamento
della permanenza nel distretto
ospite per ragioni personali). Questi sono
gli importi minimi richiesti dal RI, che
tuttavia suggerisce di sottoscrivere coperture
assicurative più alte. I componenti
del gruppo dovrebbero assicurare anche il
bagaglio e gli effetti personali (macchine
fotografi che, ecc.)
Viaggi personali nel distretto ospite dopo la
conclusione dello scambio
• Maggiorazioni del biglietto aereo dovute a
ritardi nell’espletazione delle pratiche d’obbligo
(i distretti possono, se lo ritengono
opportuno, assorbire queste spese supplementari)
• Maggiorazioni del biglietto aereo o penali
dovute a un anticipo del rientro dal distretto
ospite
• Tasse d’uscita e di transito

Ricerca dei componenti del gruppo
Promozione dello scambio di gruppi
di studio
• Spiegate il programma SGS ai soci dei
club.
• Pubblicizzate il programma attraverso i
quotidiani, le radio e le televisioni locali.
• Invitate i soci dei club a cercare candidati
qualificati tra i professionisti di loro conoscenza.
• Contattate i dipendenti delle imprese e
delle associazioni del distretto e spiegate i
vantaggi a lungo termine di uno scambio
di gruppi di studio non solo ai potenziali
partecipanti, ma anche ai loro datori di
lavoro. Chiedete ai dirigenti delle imprese
da voi contattate di dirvi quali tra i loro dipendenti
abbiano i requisiti per partecipare
a uno scambio.

Selezione dei componenti del gruppo

Requisiti
I candidati devono:
• Aver svolto per almeno due anni un’attività
a tempo pieno presso un’impresa commerciale,
industriale o dei servizi o una libera
professione (affinché lo scambio abbia un
impatto di lungo termine sullo sviluppo
della loro carriera).
• Avere un’età compresa tra i 25 e i 40 anni
al momento della domanda.
• Lavorare o vivere nel distretto d’origine del
gruppo.
• Avere la cittadinanza del Paese in cui
risiedono.
Se i candidati non rientrano nei limiti d’età fissati
dagli Amministratori lo scambio può essere
annullato; in caso di dubbi a proposito, contattare
lo staff presso la Fondazione. Per affrontare
un viaggio faticoso in un Paese straniero e un
programma settimanale assai impegnativo, i
candidati devono anche:
• Essere in buona salute
• Presentarsi bene e sapersi esprimere in
modo chiaro e coerente
• Avere una solida preparazione di base ed
essere disposti ad accettare le altre culture
• Amare e saper svolgere bene il proprio
lavoro
• Essere aperti, tolleranti e flessibili
• Parlare con sufficiente scioltezza la lingua
(o le lingue) del distretto ospite
• Potersi assentare per un periodo di quattro
settimane con il consenso del proprio
datore di lavoro
• Avere i requisiti per ottenere un visto dal
Paese ospite
• Essere in grado di partire assieme al resto
del gruppo (alla stessa data e dalla stessa
località)

N.B. I Rotaractiani che posseggono questi
requisiti vanno incoraggiati a fare domanda.
Anche i parenti di Rotariani deceduti possono
candidarsi, a condizione che abbiano i requisiti
di cui sopra.
Casi di incompatibilità
Le seguenti categorie di persone non possono
ricevere sovvenzioni dalla Fondazione :

• Soci attivi e onorari
• Soci di club provvisori, dipendenti di club,
distretti, altri organismi rotariani o del
Rotary International
• Coniugi, ascendenti (genitori o nonni),
discendenti in linea retta (figli, nipoti e figli
adottivi) e coniugi di discendenti in linea
retta di soci attivi e onorari o dipendenti
del Rotary
• Coniugi di altri componenti del gruppo
• Ex soci attivi e onorari o coniugi, ascendenti
(genitori o nonni), discendenti in
linea retta o coniugi di discendenti in linea
retta di soci che si sono dimessi allo scopo
di far parte del gruppo (un ex socio deve
aver dato le dimissioni dal Rotary da almeno
tre anni al momento della presentazione
della domanda per aver diritto a partecipare
a uno scambio o perché vi possano
partecipare le persone sopramenzionate)